반복 업무 줄이고 효율 높이고 "일하는 방식 바꿔요"

- 인공지능 활용 업무 효율화 방안 담은 ‘일하는 방식 혁신 안내자료’ 첫 발간 -

#1. “과거에는 업무가 끝난 뒤 기억을 더듬어 실적을 정리해야 했습니다. 이제는 지능형 업무관리 체계를 활용해 업무 대화와 자료, 협업 내용을 그때그때 기록해 불필요한 정리 시간을 줄이고, 업무 진행 과정과 성과를 쉽게 정리하게 됐습니다” <지능형 업무관리 체계 활용 사례> - 정사무관

#2. “기존에는 사무관, 과장 등 여러 단계를 거쳐 보고해야 했지만, 이제는 업무에 따라 담당자가 과장이나 국장 등 상급자에게 직접 보고합니다. 특히, 지능형 업무관리 체계를 활용해 보고도 가능해져 보고 과정은 간소화되고 상급자에 직접 설명하고 바로 의견을 들을 수 있어 일에 주도적으로 참여하게 됐습니다” <보고 절차 간소화 사례> - 이주무관

#3. “예전에는 출장 후 영수증 등 증빙서류를 챙겨 총무·회계 담당자에게 전달하고, 빠진 서류가 없는지 여러 번 확인해야 했습니다. 이제는 출장자가 시스템(앱)에서 출장 신청부터 정산까지 직접 처리해 불필요한 서류 전달과 반복 업무가 크게 줄었습니다” <출장 예약·정산 시스템 활용 사례> - 국주무관

직원들이 일상 업무에서 불필요한 관행을 개선하고 효율적으로 일할 수 있도록 실제 업무 개선 사례와 실천 방법을 담은 안내자료가 처음 발간됐다.

인사혁신처(처장 최동석)는 지난 4월 발표한 「인사처 일하는 방식 혁신방안」 일환으로 ‘일하는 방식 혁신 안내자료’를 배포한다고 27일 밝혔다.

이번 안내자료는 국민이 체감하는 성과를 창출할 수 있도록 효율적인 일하는 방식을 조직에 확산하고, 직원들이 일상 업무에서 꾸준히 실천할 수 있도록 변화된 일하는 방식을 알리기 위해 마련됐다.

주요 내용으로는 ▲지능형 업무관리 체계 활용 ▲보고 절차 간소화 ▲회의방식 개선 ▲인공지능 활용 상시 성과관리 ▲출장 예약·정산 시스템 활용 등이 있으며, 직원들의 이해를 돕기 위한 업무개선 사례와 적용 방법을 담았다.

예를 들어 지능형 업무관리 체계를 활용해 업무 관련 대화와 자료, 협업 내용 등을 수시로 기록함으로써 실적 정리 부담을 줄이고, 업무 성과를 체계적으로 관리하는 방법을 소개했다.

또한, 업무 특성에 따라 담당자가 상급자에게 직접 보고하도록 해 불필요한 보고 단계를 줄이고, 신속한 의사결정과 담당자의 자율성을 높이는 방안도 담았다.

출장 예약·정산 업무도 기존에 총무·회계 담당자가 증빙서류를 일일이 취합하던 방식에서 벗어나 출장자가 시스템을 통해 신청부터 정산까지 직접 처리하는 방법을 안내했다.

인사처는 이번 안내자료를 통해 직원들이 일상 업무에서 개선사항을 실천하도록 하고, 직원 의견과 업무개선 효과를 살펴 우수사례를 조직 내에 공유·확산해 나갈 계획이다.

유승주 기획조정관은 “인사혁신을 담당하는 기관으로서 우리 조직의 일하는 방식부터 스스로 돌아보고 바꿔나가는 것이 중요하다”며 “직원들이 자율과 책임을 바탕으로 핵심 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어 나가겠다”고 말했다.

한편, 인사처는 지난 8월 일하는 방식 혁신을 지속 추진할 수 있는 기반을 마련하기 위해 「인사혁신처 일하는 방식에 관한 규정」을 제정해 일하는 방식의 기본원칙을 제도화했다.

※ (붙임) 일하는 방식 혁신 안내자료(가이드 발췌)